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Cuando se aborda la realización de un nuevo proyecto para un cliente que ya lo es, con un histórico de trabajos en la agencia, parte de los elementos necesarios ya se encuentran en la misma: fotos de producto, logos e identidad corporativa, recursos gráficos…

¿Pero dónde? Buena pregunta. Lo normal es que el responsable de producción sea el responsable del histórico del cliente; él sabe con toda seguridad donde estaba aquella foto que utilizamos en una ocasión y que ahora nos vendría de perillas, donde quedó la versión correcta del logotipo que debe usarse.

Pero todo se puede complicar:  ¿y si el director de producción no está o no tiene tiempo por estar en otros proyectos?, ¿y si los ficheros se movieron de sitio?. Parece evidente que la memoria histórica del cliente no puede depender de tantos factores aleatorios. Por no mencionar el factor ROI: ¿cuántas horas se pierden buscando lo que debería estar en su sitio pero que no aparece?.

A estas alturas, los problemas se acumulan, pero puede que la solución esté en nuestra cabeza: pensemos en una potente base de datos con capacidad de almacenar miles de elementos gráficos, en la que se puedan guardar fotos, logotipos, maquetas, ilustraciones, textos, sonidos… Qué podamos recuperar de manera inmediata, sólo tecleando el nombre del cliente. Atractivo, ¿verdad?

La solución se llama DAM (Digital Asset Management), sistemas de gestión de archivos digitales.
Bajo dicha denominación se incluyen no sólo bases de datos que pueden
responder a nuestras necesidades desarrolladas por diversos
fabricantes, sino también lo que podríamos denominar "el arte de
archivar digitalmente". La selección del software es por tanto una
parte de la solución del problema; la otra es determinar cual es
nuestro workflow, nuestra forma de hacer las cosas, de archivarlas y de
recuperarlas. El soft definitivo estará ajustado de esta manera a
nuestra forma de hacer las cosas y no a la inversa. Un mínimo de
consultoría interna, será necesaria, pero muy fructífera.

Merece la pena el esfuerzo y creo que los resultados son sorprendentes:

• mayor seguridad en el día a día, para nosotros y para nuestros clientes
• mayor autonomía: cualquiera de los miembros de la agencia podrá localizar lo que busca
• tiempos de búsqueda reducidos
• histórico del cliente al día

En nuestro caso elegimos CUMULUS,distribuido en España por EPS, verdaderos expertos en estas materias. De esta forma nuestros clientes se benefician a la hora de trabajar con una agencia que tiene "aquel anuncio que nos preparásteis en el 2002, en el que ahora actualizaremos el producto y el texto,
pero la maqueta nos vale; por cierto, para dentro de dos horas"

Tiempo,  eso es lo que se gana.